Google Drive, sebagai pusat penyimpanan hampir seluruh data di akun Google Anda, merupakan alat krusial bagi pengguna Workspace untuk menyimpan, menata, dan berbagi dokumen, spreadsheet, hingga media. Agar Drive Anda tertata rapi dan fitur kolaborasinya termanfaatkan maksimal, berikut adalah 10 trik tersembunyi yang patut Anda ketahui.
Salah satu cara cerdas untuk menghemat ruang penyimpanan adalah dengan membuat pintasan (shortcut) alih-alih menggandakan file. Jika Anda perlu mengakses satu file dari berbagai folder, misalnya untuk beberapa proyek sekaligus, Anda tidak perlu memindahkannya atau membuat salinan berulang kali. Hal ini tidak hanya memakan ruang penyimpanan, tetapi juga menghambat kolaborator dari tim berbeda untuk bekerja pada versi live yang sama. Solusinya, biarkan file asli di lokasinya dan buat pintasan di lokasi lain. Caranya, klik kanan pada file Drive, pilih ‘Organize’ lalu ‘Add shortcut’, dan tentukan folder tujuan.
Pintasan URL juga menjadi penghemat waktu yang signifikan untuk membuat file baru di Drive, khususnya untuk Google Docs, Sheets, dan Slides. Ini sangat berguna jika Anda masuk ke beberapa akun Google secara bersamaan, seperti akun kerja dan pribadi. Cukup ketik ‘doc.new’, ‘sheet.new’, atau ‘slide.new’ di bilah alamat peramban Anda, dan sebuah file baru akan otomatis dibuat di akun utama Anda. Untuk menentukan akun mana yang ingin digunakan, tambahkan ‘/1’, ‘/2’, ‘/3’, dan seterusnya di akhir URL. Trik ini menghilangkan kebutuhan akan banyak klik hanya untuk memulai sebuah file baru.
Bagi Anda yang sering berbagi template, daftar periksa, atau materi lain yang perlu disalin oleh penerima, ada trik pintasan URL lain yang bisa memaksa penerima untuk membuat salinan, bukan sekadar melihat atau mengedit versi asli. Cukup ganti ‘/edit’ atau ‘/view’ di akhir tautan berbagi dengan ‘/copy’. Penerima kemudian akan diminta untuk ‘Make a Copy’ saat membuka tautan tersebut, sehingga versi master Anda tetap aman.
Untuk file non-Google seperti PDF, gambar, atau video, mengunggah versi baru bisa dilakukan tanpa mengubah tautan berbagi yang sudah ada. Caranya, klik kanan pada file tersebut, pilih ‘Manage versions’, lalu ‘Upload new version’. Ini memungkinkan Anda memperbarui konten tanpa perlu mengirimkan tautan baru kepada penerima, menjaga kolaborasi tetap berjalan lancar.
Jika Anda ingin mengunci file dalam mode hanya-baca untuk mencegah pengeditan lebih lanjut, baik yang disengaja maupun tidak, ada fitur ‘Lock’ yang bisa digunakan. Ini lebih cepat daripada mengubah file menjadi PDF atau mengatur izin untuk setiap pengguna. Klik kanan pada file, pilih ‘File information’, lalu ‘Lock’. Perlu diingat, Anda juga tidak akan bisa mengedit file tersebut sampai Anda membukanya kembali.
Fitur konversi unggahan otomatis juga sangat membantu jika Anda sering menerima dokumen dari pengguna Microsoft dalam format .docx, .xlsx, atau .pptx. Alih-alih mengonversi secara manual setiap kali, aktifkan opsi ‘Convert uploads to Google Docs editor format’ di Pengaturan > Umum. Dengan begitu, file-file tersebut akan otomatis dikonversi ke format Google yang kompatibel.
Memberikan umpan balik pada gambar atau PDF di Drive kini lebih mudah dengan fitur komentar. Buka gambar atau pratinjau PDF, ketuk ikon Komentar di bagian atas, lalu pilih area yang ingin diberi catatan dan tambahkan komentar Anda. Ini sangat berguna untuk memberikan masukan visual tanpa perlu mengunduh dan membuka program terpisah.
Untuk menemukan file yang terkubur di Drive Anda tanpa harus menggulir daftar panjang, manfaatkan operator pencarian lanjutan. Anda bisa mempersempit pencarian berdasarkan jenis file, pemilik, dan tanggal dengan mengetikkan ‘type:’, ‘owner:’, serta ‘before:’ atau ‘after:’ diikuti parameternya di bilah pencarian.
Bagi pengguna berbayar Workspace, tab ‘Priority’ dapat menjadi hub proyek dinamis yang mengumpulkan hingga 25 file dari mana saja di Drive tanpa memindahkannya dari lokasi asli. Pengguna gratis bisa menandai item atau membuat file Docs master dan menyematkan tile file menggunakan menu ‘@’. Ini menciptakan pusat akses cepat untuk file-file yang saling terkait, seperti untuk proyek kerja atau rencana liburan.
Terakhir, Anda tidak memerlukan aplikasi tambahan untuk memindai dokumen. Google Drive memiliki fitur pemindai bawaan untuk pengguna iPhone dan Android. Buka aplikasi Drive, pilih ikon Pindai atau (+), lalu ketuk ‘Scan document’. Google akan melakukan peningkatan minor, setelah itu Anda bisa memberi nama, memilih lokasi, dan mengunggahnya. Hasil pindaian, seperti struk belanja atau kontrak, akan tersimpan dan dapat dicari layaknya file lain di Drive Anda.
